Formulare

 

            Formularele (Forms)reprezinta interfata principala intre utilizator si o aplicatie Microsoft Access, fiind obiecte ala bazei de date ce permit introducerea si afisarea datelor intr-o maniere cat mai atractiva.

In cazul aplicatiei de gestiune a materialelor, este necesar sa introducem date privind, de exemplu, furnizorii. Pentru ca introducerea de date sa fie facila, sa aiba o interfata ecran prietenoasa am definit formularul Furnizori (fig. 1).

 

In cadrul unei aplicatii, formularele pot indeplini mai multe functiuni:

1.      Afisarea si editarea datelor.  Aceasta este cea mai des intalniata forma de utilizare a formularului. De fapt. formularul permite afisarea datelor in forma dorita de proprietarul aplicatiei. De asemenea, datele afisate in cadrul formularelor pot fi modificate sau chiar sterse.

2.      Controlul operatiilor relizate de aplicatie. Se pot proiecta formulare care, impreuna cu comenzi macro sau cu proceduri Visual Basic, sa realizeze afisarea automata a anumitor date sau executarea automata a unui sir de operatii cum ar fi deschiderea unui subformular dintr-un formular.

3.      Introducerea de date

4.      Afisarea de mesaje. Formularele pot  furniza informatii privind modul in care aplicatia poate fi utilizata sau despre operatiile ce urmeaza a fi executate.

5.      Tiparirea informatiilor. Chiar daca mai rar, formularele pot fi totusi folosite si pentru tiparirea de informatii la imprimanta.

 

In general, un formular este compus din trei parti: antetul, zona de detaliu si subsolul. In zona detaliu sunt prezentate datele, in antet si subsol sunt prezentate acele informatii statice care nu se schimba pe masura ce editam alte inregistrari. In antet se include numele formularului precum si capul de tabel (denumirea campurilor), iar in subsol se introduce denumirea programului.

 

Creare unui Formular

Exista mai multe moduri prin care se poate crea un formular, dar cele mai importante sunt urmatoarele:

o       Prin utilizarea instrumentului wizard (creare automata);

o       Crearea in fereastra de proiectare (creare manuala).

In fereastra Database se activeaza butonul . Pe ecran va aparea fereastra New Form (fig. 1). Dintre optiunile din dreapta ale ferestrei New From se va selecta Form Wizard, ceea ce inseamna ca vom crea formularul cu ajutorul instrumentului wizard. In partea de jos a ferestrei New Form, utilizarea listei derulante ne permite sa alegem tabela cu care formularul va lucra, in cazul nostru tabela Materiale. Prin activarea butonului  pe ecran va aparea o prima fereastra Form Wizard (fig. 2). In cadrul acestei ferestre se selecteaza campurile asupra carora va opera formularul care trebuie construit. Trecerea de la o fereastra Wizard la alta se realizeaza prin actionarea butonului .

 ~ fig. 1 Fereastra New Form ~

 

 ~ fig. 2 Prima fereastra Form Wizard ~

 

In cea de adoua fereastra Form Wizard (fig. 3) se selecteaza modul in care sunt prezentate datele in cadrul formularului. Cel mai utilizat mod este tipul coloana (columnar) – datele sunt prezentate pe coloane.

 ~ fig. 3 A doua fereastra Form Wizard ~

In urmatoarea fereastra Form Wizard (fig. 4) se poate selecta stilul formularului, prin stil intelegand un anumit tip de fundal, anumite caractere si culori ale acestora etc.

 ~ fig. 4 A treia fereastra Form Wizard ~

In ultima fereastra Form Wizard (fig. 5) se introduce numele formularului, in cazul nostru Materiale si se alege modul de afisare al acestuia. Crearea formularului se incheie prin actionarea butonului Finish.

 ~ fig. 5 Ultima fereastra Form Wizard ~

 

Daca la selectarea modului in care va fi afisat pe ecran formularul creat, s-a ales optiunea Open the form to view or enter information (deschiderea formularului pentru vizualizare sau introducerea datelor) pe ecran va aparea formularul Materiale (fig. 6), care va permite sa fie introduse date privind materialele pe care le consuma o intreprindere in cadrul procesului de productie, oferind totodata posibilitatea de a modifica sau doar vizualiza datele introduse anterior.

 ~ fig. 6 Formularul Materiale ~

 

Daca insa s-a ales optiunea Modify the form’s design (modificarea mormularului) pe ecran va aparea fereastra de proiectare pentru formularul Materiale (fig. 7)

 ~ fig. 7 Formularul Materiale in cadrul ferestrei de proiectare ~

In vederea obtinerii in mod eficient a unor formulare performante este indicata crearea lor cu ajutorul instrumentului wizard, urmata de modificarea acestora in cadrul ferestrei de proiectare cu scopul adaugarii facilitatilor grafice. Elementele grafice care se pot adauga unui formular, se preyinta sub forma de controale. Aceste controale pot fi apelate prin selectarea lor din cadrul barei de instrumente Toolbox (fig. 8)

 

 ~ fig. 8 Bara de instrumente Toolbox  ~

 

Functiile fiecarui control sunt prezentate in cadrul urmatorului tabel:

 

 

 

 

Subformulare

Un subformular, este un formular inclus intr-un alt formular, pentru a permite afisarea datelor din mai multe tabele sau cereri de interogare, aflate in general in relatii de tipul unu la unu sau unul la mai multi. Astfel, in formularul principal vor fi afisate datele din partea unu a relatiei , iar in subformular cele din partea mai multi.  In mod implicit, legatura dintre un formular si un subformular reflecta legatura dintre tabelele pe care se bazeaza. Prin urmare, la un moment dat in formular vor fi afisate o inregistrare aflata de partea unu a relatiei iar in subformular inregistrarile corespondente din tabela aflata de partea mai multi a acesteia. Intr-un formular care contine un subformular se pot specifica criterii de filtrare numai asupra campurilor din formularul principal.

Facand apel la exemplul nostru, relatia de tip 1 – n dintre tabelele Factura si Linie Factura face posibila crearea unui fomular unde se vor afisa facturile si in care se poate include un subformular pentru afisarea materialelor  corespondente fiecarei facturi.

Din punctul de vedere al formatului de prezentare, un subformular poate fi de doua feluri:

o       Foaie de date – se poate crea intr-o maniera foarte simpla si permite modificari privind dimensiunea si ordinea coloanelor;

o       Formular – ofera o mare suplete de prezentare prin posibilitati multiple de aranjare a datelor, de utilizare a culorilor, de creare de antet si subsol pe pagina si de includere a unor campuri de tip OLE.

 

Pentru a beneficia de avantajele celor doua tipuri de subformulare, exista posibilitatea generarii ambelor modele, urmand ca utilizatorul sa aleaga in momentul vizualizarii unul sau altul in functie de necesitatile curente.

Pentru a crea un ansamblu formular-subformular exista 3 posibilitati.

o       Crearea formularului si subformularului concomitent;

o       Crearea subformularului si adaugarea lui la un formular existent;

o       Crearea separat a celor doua si apoi combinarea lor.

Ultima varianta este mai simpla. In acest sens se parcurg etapele:

• Se creeaza formularul principal si se inregistraza;
• Se creeaza subformularul ca si formularul principal;
• Se face legatura intre formualrul principal si subfomular;
• Se verifica legatura si apoi rezultatul.

 

Pentru a aduce un subformular intr-un formular principal:

• Se deschide formularul principal in modul Design;
• Se terce in fereastra Database, prin activarea tastei F11, se activeaza butonul , care va afisa lista tuturor formularelor din baza de date;
• Se deplaseaza pictograma corespunzatoare subformularului din fereastra bazei de date in spatiul formularului principal, ceea ce va avea ca efect adaugarea unui control de tip subformular;
• Daca este cazul se deplaseaza controlul in locul dorit si se redimensioneaza in functie de necesitati;
• Se face dublu click pe bordura controlului ce reprezinta subfomularul, pentru a afisa lista de proprietati a acestuia;
• Se verifica legatura dintre formularul principal si subformular prin proprietatile Link child filds si Link master fields, care sunt automat definite de Access pe baza legaturilor dintre tabele; in caz contrar se stabilesc cele doua campuri de legatura;
• Se trece in modul Forms pentru verificarea rezultatului;
• Pentru a aduce modificari in formularul principal se comuta inapoi in modul Design.

 

Pentru a modifica un subformular:

• Se trece in modul de lucru Design si se executa click in intreriorul formularului  principal, da in afara controlului subformularului;
• Se executa dublu click in interiorul controlului subformularului, ceea ce va afisa subformularul in modul de lucru Design;
• Se fac modificarile dorite in subformular;
• Se inregistraza si se reinchide subformularul;
• In formularul principal se executa click pe bordura subformularului pentru a selectiona, apoi click in interiorul controlului sau;
• Se activeaza tasta Enter, care va incarca subformularul modifica fara a-l afisa;
• Se activeaza butonul Forms din bara de instrumente, care va afisa formularul principal cu subformularul modificat.

 

Pentru a terce din subformular in formularul principal se realizeaza click pe unul din controlalele ultimului. Invers, pentru a terce din formularul principal in  subformular se realizeaza click in zona subfomularului.

Asa cun s-a aratat mai inainte, odata cu aducerea unui subformular in spatiul unui formular, trebuie stabilita legatura inter cele doua. Aceasta operatie se face automat de catre access, iar in caz contrar prin interventia utilizatorului.

Legatura automata este posibila in urmatoarele doua situatii:

1.      formularul principal si subformularul se bazeaza pe tabele aflate in relatii primare de tip 1 – 1 sau 1 – n; situatie in care campurile de legatura vor fi cheia primara din tabela aflata in partea 1 si cheia externa din tabela aflata de partea n a relatiei;

2.      formularul principal si subfomularul contin doua campuri care sunt identice ca nume si ca tip, iar cel din formularul principal este cheia primara a tabelei sursa; situatie in care legatura se face prin cele doua campuri.

Daca formularul principal se bazeaza pe o cerere de interogare sau daca nu sunt indeplinite conditiile de legatura automata (definite mai inainte), este necesara stabilirea legaturii prin campurile Link child filds si Link master fields din lista de proprietati a subfomularului.

Prin urmare se recomanda definirea de relatii primare intre tabele (prin cheia primara si externa), care se vor mosteni si in ansamblul formular-subformular.

In cadrul aplicatiei de facturare se poate contrui, asa cum a fost prezentata mai sus, formularul principal Facturi in care introducem subfomularul Lini factura (fig. 9).

 ~ fig. 9 ~